Grafik Tasarım Ajans Hizmeti İhalesi

19 Mart 2019
Hizmet İhracatçıları Birliği tarafından şartnamede belirtilen hizmetleri kapsayan 1 yıllık grafik tasarım ajans hizmeti satın alınması planlanmaktadır. Bu kapsamda söz konusu grafik tasarım ajans hizmetine ilişkin uygun fiyat tekliflerinin kapalı zarf ile en geç 27 Mart 2019 Çarşamba günü mesai bitimine kadar Birliğimize gönderilmesi gerekmektedir.
 
Notlar: 
 
1)     Teklifler kapalı usul ile alınmaktadır.  Zarfın üzerinde teklifi veren firmanın ismi yazılıp zarfın kapanan kısmı teklif veren firma tarafından kaşelenip imzalanmalıdır. Ayrıca zarfın üzerine zarfın ihale teklifi içerdiği ve kesinlikle açılmaması gerektiği görünür bir şekilde belirtilmelidir.
 
2)     Tekliflerin son gönderim tarihi 27 Mart 2019 Çarşamba günü saat 17:00’a kadardır. Bu tarihten sonra Birliğimize ulaşan teklifler değerlendirmeye alınamayacaktır.



HİZMET İHRACATÇILARI BİRLİĞİ-HİB
GRAFİK-TASARIM AJANSI BELİRLENMESİNE İLİŞKİN
TEKLİF ŞARTNAMESİ
 
  1. TARAFLAR
İşbu şartnamede, teklif isteyen taraf Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi Yenibosna-Bahçelievler İstanbul adresinde mukim Hizmet İhracatçıları Birliği-HİB (HİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise Grafik-Tasarım Ajansı (AJANS olarak anılacaktır) olarak tanımlanmıştır.
 
  1. ŞARTNAMENİN KONUSU
İşbu şartname, HİB’in faaliyet alanında bulunan HİZMET sektörlerine (eğitim, eğlence ve kültür, liman işletmeciliği ve yer hizmetleri, müteahhitlik ve teknik müşavirlik, sağlık, turizm ve seyahat, yazılım ve bilişim, yolcu taşımacılığı, yük taşımacılığı, lojistik ve diğer iş hizmetleri) yönelik yurt içi ve yurt dışında gerçekleştirilecek her türlü tanıtım tasarım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla;
- gerekli hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği,
- çalışma şekil ve koşulların belirlenmesi,
- üretilen tasarım eserleri üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesi,
işinin HİB’in talimatları doğrultusunda AJANS tarafından yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.
 
  1. ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI
İşbu maddede belirtilen kalemler, tam hizmet standartlarını içermektedir. HİB’in, pazarlama iletişimi konusundaki farklı ihtiyaçlarını farklı uzmanlık kuruluşlarından (medya, promosyon, reklam veren, CRM, matbaalar v.b.) karşılamaya karar vermesi halinde, HİB işbu madde kapsamına ekleme ya da çıkarma yaparak değişikliğe gitme hakkına sahiptir.
Tekliflerin değerlendirilmesi sonrasında, HİB ve çalışılmaya karar verilen AJANS arasında imzalanacak Sözleşme ile alınacak hizmet ve işbirliği kapsamı, taraflarca ayrıca karşılıklı olarak anlaşılarak belirlenecektir.
Buna göre, AJANS;
3.1. Reklam fikri ve mesajlarını oluşturmak, tasarım ve taslakları hazırlamak anlamında yaratıcı çalışmaları yapar.
3.2. Geliştirdiği ve/veya HİB’in mevcut yaratıcı konseptleri doğrultusunda uyarladığı her türlü mecra ve iletişim aracı için HİB’in organize ettiği veya katılım sağladığı etkinlikler için fark yaratıcı tasarımlar sunar.
3.3. HİB’in organize ettiği veya katıldığı yurtiçi ve yurtdışı her türlü organizasyon ve fuarda, HİB, Turkish Services algısının güçlendirilmesi, bilinirliğinin artırılması için yaratıcı tanıtım ve tasarım fikirleri sunar ve uygular. HİB’in yıl içerisinde talep edeceği her türlü promosyon malzemesi, dergi ilanı, fuar sponsorluğu kapsamında alınan hizmetler v.b. çalışmalar için yaratıcı tasarımlar oluşturur. Baskı alınacak tasarımları istenen uygun formatta hazırlar.
3.4. HİB’in katıldığı yurt içi ve yurt dışı stand, “info” stant katılımları kapsamında sektörel tasarım çalışmaları yapar.
3.5. HİB’in gerçekleştirdiği ettiği ticaret ve alım heyeti organizasyonları kapsamında sektörel tasarım çalışmaları yapar.
3.6. HİB’in gerçekleştirdiği sektörel çalıştay, seminer, konferans vb. organizasyonları tasarım çalışmaları yapar.
3.7. HİB tarafından düzenlenecek ödül töreni vb. organizasyonları için gerekli tasarım çalışmasını yapar.
3.8. HİB’in çalıştığı “PR” iletişim firması tarafından önerilen diğer faaliyetler kapsamında tasarım çalışması yapar.
3.9. HİB genelinde yapılacak sektörel tanıtım çalışmalarını, sektörel tanıtım görsellerinin hazırlanması yapar.
3.10. HİB sektörel marka broşürlerinin tasarımı yapar ve baskıya hazır hale getirir.
3.11. HİB Yıllık Çalışma Raporu tasarımını yapar ve baskıya hazır hale getirir.
3.12. HİB tarafından yıl içerisinde yapılacak etkinliklerde kullanılmak üzere: defter, kalem, ajanda, çanta v.b. promosyon malzemelerin tasarımlarını yapar.
3.13. HİB tarafından gerçekleştirilecek tüm organizasyonlar için afiş, broşür, ilan, roll-up, back-drop, sahne giydirme, stand görseli, davetiye vb. tasarımını yapar.
3.14. HİB’in ihtiyaç duyduğu “billboard”, afiş, ilan, reklam tasarımları ve baskıya hazır hale getirilmesini sağlar.
3.15. Milli Bayramlar, Dini Bayramlar ve belirli diğer özel günler için HİB tebrik kartı tasarımlarını yapar.
3.16. HİB tarafından yıl içerisinde talep edilecek ön görülmemiş diğer tasarım çalışmalarını gerçekleştirir.
3.17. AJANS taahhüt ettiği çalışmaları gerçekleştirmek adına HİB için bir müşteri temsilcisi ve bir asistan atayacaktır. Raporlama ve organizasyon birimleri ile yönetici destekleri bu ekibi tamamlayacaktır. HİB’in AJANS’tan herhangi bir zamanda personelini değiştirmesini talep etmesi halinde AJANS, personeli değiştirecektir.
3.18. AJANS adına, AJANS tarafından belirlenecek yetkili bir kişi tüm hizmet süreçlerinin içerisinde olacaktır.
3.19. Sözleşme imzalanacak AJANS tarafından kesilecek aylık faturalar tevkifatlı olarak düzenlenecektir.
 
4.      ONAY, YETKİ, DEĞİŞİKLİK/DÜZELTME:
3. maddede belirtilen hizmetler ve işler HİB'in onayı olmadan başlatılamaz.
4.1.   ONAY:
AJANS, bir kampanya için HİB'in genel onayını aldıktan sonra, aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunacaktır.
- Tasarım, metin, grafik, modeller
- Tasarım çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, her türlü uygulama, baskı, vb) üretim maliyet tahminleri
Onay, önceden ya da sonradan yazılı olarak verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyit edilmiş olmalıdır. Yazılı onayların işin başlamasından önce verilmesi asıldır. İvedi işlerde zaman darlığı nedeniyle istisnai olarak verilen sözlü onayların yazılı teyidi mutlaka iş bitmeden önce HİB’den alınmalıdır.
 
4.2.   DEĞİŞİKLİK, DÜZELTME VE HATALAR:
HİB tarafından tasarım planları veya yürürlükteki çalışmalar konusunda herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme isteğinde bulunduğunda AJANS, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak, bu isteği yerine getirir.
 
5.      FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI
5.1.     AJANS tarafından verilen hizmetler kapsamındaki bilgi, belge, tasarım ve grafikler de dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere tüm materyallerin fikri sınai ve mülkiyet hakları HİB’e aittir. Söz konusu materyallerin münhasıran kullanım, çoğaltma, yayma, kopyalama, işaret, ses ve görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme, her türlü ekleme ve değişiklik yapma hakları da her halükarda ve taraflar arasındaki sözleşme sona erdikten sonra dahi HİB’e aittir. AJANS tarafından herhangi bir şekilde telif ya da başka nam altında ücret talep edilmeyecektir.
5.2.     AJANS tarafından bu Şartname konusu iş kapsamında üretilen, geliştirilen ve hazırlanan dokümanlar ve materyaller ile ilgili olarak 3. şahıslar tarafından Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar AJANS’a aittir.
 
6.      TEKLİF MEKTUBU HAZIRLAMA
6.1.     AJANS, şartnamede detayları belirtilen hizmet için fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, AJANS’a ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte Kapalı Zarf ile zarfın üzerine AJANS’ın isim ve teklif konusu yazılmak ve zarfın kapanan kısmı da AJANS tarafından imzalanmak suretiyle elden veya posta yoluyla en geç 27 Mart 2019 Çarşamba günü Saat 17:00’a kadar Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi A-Blok 1. Kat Hizmet İhracatçıları Birliği'ne elden veya kargo ile teslim edilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. Postada yaşanabilecek gecikmelerden ötürü HİB sorumluluk kabul etmez.
 
  Teklif İçeriği:
1. Fiyat Teklifi
2. İş Örnekleri ve Referans Listesi
 
Teklifler için gönderim adresi:  Hizmet İhracatçıları Birliği-HİB
Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. 34197 Yenibosna / Bahçelievler / İstanbul (1. Kat Hizmet Sektörü Şubesi)
6.2.  Verilen teklif, yukarıda belirtilen hizmetlerin tamamını kapsamalıdır.   
6.3.  Teklifte bu şartnamede belirtilen tüm grafik tasarım ajans hizmetleri aylık ve toplam bir yıllık bedel ile ücretlendirilecektir.
6.4.  Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır.
6.5. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa,  her sayfa firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
6.6. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı)  sebepler dışında firma;  teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve HİB’i bilgilendirecektir. Sözleşmeden doğan damga vergisi ve her türlü vergi, resim, harç ve masraflar AJANS tarafından karşılanacaktır.
6.7.     Komisyon kararından sonra 15 iş günü içinde bir yıl süreli ajans hizmet sözleşmesi düzenlenecektir.
 
6.6.   TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
a) Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
b) Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle,
c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
ç) Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
d) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen AJANS ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen AJANS,
e) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
 
6.7.    SEÇİM SÜRECİ DIŞINDA BIRAKILMA NEDENLERİ
Aşağıda belirtilen durumlardaki AJANSLAR, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ajans seçim sürecinin dışında bırakılacaktır;
  • Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
  • Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
  • İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
7.      TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ
7.1.     Teklifler, HİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
7.2.     Değerlendirmede, uygun fiyat ve AJANSın benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
7.3.     Değerlendirme sonuçları AJANS’lara yazılı olarak bildirilecektir.
7.4.     AJANS’lar, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde HİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 
 
8.        İHALEDEN VAZGEÇME
8.1.     HİB gerekli gördüğü takdirde işbu şartnameye konu olan ajansın belirlenmesine yönelik seçim sürecini erteleme ve/veya iptal etme hakkına sahiptir.
8.2.     AJANSLAR, HİB’in herhangi bir nedenle AJANS seçimi sürecini erteleme ve/veya iptal etmesi halinde HİB’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
 
9.        UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ
İş bu sözleşmeden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.